招标的前期應做的工作

發布日期:2016-05-16 03:05:28   地區:

項目前期工作是企業向招标機構辦理招标委托之前,招标機構應進行的工作,這是當前招标工作中,十分重要的關鍵階段。它的實質是招标機構能不能接受委托的問題,一個招标機構不注意項目招标的前期工作,就是不注意招标的開發工作,就無人委托你招标,你的工作就沒有基礎,機構也就不可能得到發展,甚至連存在都會發行問題。

項目的開發工作是随着國家改革進程而變化的,改革開放初期,招标是國家進中管理的一部分,推行的是審查性招标,隻有經過國内招标,國内不能中标時,方可批準進口;而現在在建設市場經濟的條件下,是轉達而使用采購性招标,在采購性招标時,前期工作的含義,已有了很大的變化,除了要資金到位、項目合法外,主要是做好企業宣傳工作,讓企業能理解招标的意義及給企業帶來的好處,從而在工作中與招标機構緊密配合,取得招标工作的順利開展。

一、辦理招标委托

在改革開放條件下的中國,招标委托工作也随着國家體制、國家産業政策、國家進出口政策的變化而變化的,在1992年以前的審查招标時,用戶要向招标機構提供的組織貸款招标、選點招标等諸多方面,看發展趨勢,随着市場經濟的不斷完善,招标的範圍也會相應得到拓展擴大。

二、編制标書

(一)标書

标書是一份招标文件,是招标采購貨物是一個對貨物性能要求、技術要求、服務要求、周期要求、商務要求等彙總全就要求的基礎性文件,它是一份具有法律效力的文件,是招标制中的一個核心部分,應該得到廣泛的注意和研究,特别要注意其通用部分和特定部分接合問題。人們平常說,招标是一種預約采購,标書就是把采購的各種要求、全部的條件,以約定的形式在标書中确定,所以從數學上講,标書就是采購方對拟采購設備要求的彙集。是預約,就要雙方都要遵守,雙方都要承擔義務。很難設想,預約會是單向閥門,隻要供貨方承擔責任,不要采購方承擔責任。這是專職招标機構必須存在的理由,換句話說,招标工作隻要貫徹“公開、公平、公正”的原則,就必須要成立面向社會的專職招标機構。試想,标書自己編,評标自己評又要其執行公開、公平、公正的原則,在中國當前的條件下,是難以實現的。

為了編好标書,首先要弄清采購設備的構成情況。比如招标采購機床,則就要弄清是數控機床還是普通機床,如果采購的是數控機床,那麼就要确定是具有某種自适應能力的柔性加工系統中的數控機床,還是作為一般加工設備的數控機床。接着可能要弄準,設備加工精度的要求,當然,這種精度不光指靈敏度,主要是講它的重複精度,當精度要求達到一定水準時,比如達到微米或十分之幾微米時,則要求恒溫,以及溫度受控的變化範圍等。接着就可能涉及使用什麼樣加工軟件,有沒有後置處理程序,否則一些工藝條件,比如冷卻液、潤滑劑、退刀、進刀等具體工藝問題,就不好處理。此外還要涉及采購的數量,是單台還是多台,對該設備的材質的要求如何。再則,設備安裝、調試、培訓、保養、消耗件、易損件,及一般零配件的要求、設備制造标準、檢驗标準的要求。該設備有沒有專利保護,專有技術方面的問題,這裡僅就數控機床的采購要求作了一個簡單剖析,每一行業都有其特定的要求,比如化工設備,可能要多考慮防火、防爆、防靜電、防腐蝕等方面的要求;總之考慮要盡量地細緻、全面,執行起來就越順當。機電設備門類繁多,隻有多積累,多調查,多思索,才能深入出,編出一份好标書。

(二)标書的特點

1、詳:叫做百密不漏。就是在編标書時應該考慮的都要考慮到,即使當時不能确定具體要求,也應把考慮了的要求提出來。想到了,但不能确定的也應該把想到了的提出來,讓投标者根據自己的經驗來建議。有時一個細微疏漏,也可能造成被動,比如隻注意設備的技術性能而忽略其整體幾何尺寸,最後設備可能進不了廠房的門,進了門可能又沒有适合的面積來安裝調試。考慮報價要求時可能對設備報價都提出了要求,偏偏把分項報價忽略了,這都會對實際工作帶來困難。 2、準:就是标書對各項采購要求,表意準确,是什麼就是什麼,一是一,二是二,不允許使用大概、大約等無法确定的語句,表達上的含混不清,就會造成理解上的差異。

3、簡:一份标書要求簡捷,就是要把多餘的字,多餘的句,多餘的話删掉,不要委婉描述,不要字句堆砌,以最簡單的話,把采購的目的、采購要求、采購進度、采購的服務等說得簡單、明了。特别要防止重複,不要在某一部分說清楚了的事,又在另外章節中複述。弄得不好,可能意義不盡相同,造成自相矛盾的被支狀态。

三、招标文件的制作

招标文件制作方式可以用一句話來概括:“分工制作,一家總成。”分工制作,是指對招标文件的名部分,大家分工合作,發揚各自特長來制作,業主、設計單位對設備的技術要求,即對标書的技術部分負責,對外窗口,則負責商務條款的制定,通用部分及總成任務由招标機構負責。在一般條件下,标書,可以粗略地分為三個部分,第一部分,是通用部分,内容包括投标邀請與投标須知;第二部分,标書的技術部分;第三部分是商務合同。第一部分,通常由招标機構負責編制,第二部分由業主(包括設計單位)同招标機構進行編制。第三部分由項目的對外窗口,即進出口外貿公司負責。三部分編制結束後,由招标專職機構邀請各方面,特别是技術方面的專家對标書進行審查,這期間不但要對标書的技術部分,而且對商務、法律上的問題進行核定,把不正确、不準确的地方一一列出,予以改正。再把須增加的部分列出,予以完善,因為一般條件審定時,業主的技術負責也在場。可以當場敲定,而且還要對英文的表述是否正确、準确進行敲定,這種審定程序十分重要,對一些重大項目的招标必須堅持審定标書的制度,沒有這一條,标書的質量難以保證,整個招标賴以為基準的标書上産生問題,招标工作不可能取得令人滿意的結果。三部分内容确定後,由招标機構負責總成。總成時要注意紙張質量、複印質量、裝訂質量(頁碼順序)和加工成本。 那麼标書的三大部分,特别是技術标書究竟包含了那些具體内容,這裡作一簡要的介紹:

(一)投标邀請

這是标書目錄後,首先見到的文字,這是一份通知的短函,内容為:有什麼樣的單位,對什麼項目,對某某種、某某類設備,進行某種方式的國際(或國内)招标,歡迎有制造能力,有供貨能力的廠商參加投标競争,并标明招标機構聯系人的姓名、工作地址、聯系電話,說明投标人如何與其聯系。還需指明,投标人如果參加競争,投标人應将密封的投标文件于某月某日某時前,投遞到某地。 還應告訴受邀人,于何時、何地開标。亦可另行通知。

(二)投标人須知

1、投标人應按所投設備金額的2%,提交保證金,這叫投标保函,可以是支票、現金,但常見的是由銀行,主要是中國銀行出具的保函。

2、投标書組成要求,要求投送五套投标書,一份正本,四份副本。

3、投标文件做成後以密封形式,交送到什麼地方去。

4、投标人購得标書後,在制作标書過程中發生疑問,與何人聯系、聯系人姓名、單位、工作地址與電話。

5、投标人送達投标文件,有效期通常為120天。

6、開标時間與地點(亦可另行通知)

7、采購貨物一覽表格形式給出,内容包括:序号、貨物名稱、數量、主要技術規格、交貨期、交貨地點。

(三)澄清

對于招标文件的澄清,要求投标人在截止投标期前15天,以正式書面形式向招标機構提出,招标機構将及時地給予書面答複(有些内容,确在必要,招标機構還應以書面形式通知标書的購買者,以免由于對标書理解上的差異,而引起投标結果的改變,否則會令人感到不公引起糾紛)。

四、投标文件編寫要求

1、語言約定,國際招标時,外國投标者的投标文件,應以英文書寫,國内投标者,應以中文書寫。

2、投标文件的組成,投标人準備的投标文件的主要内容應有:

(1)開标一覽表

(2)投标函

(3)投标報價單

(4)規格、性能及技術參數偏差表

(5)投标人推薦的選件清單

(6)投标資格證明文件

(7)投标保證書

(8)投标文件資料清單

(9)投标貨物符合文件規定的證明文件

3、投标報價要求投标人在投标報價單上寫明拟提供貨物的單價總價,如單價與總價不符,以單價為準。

招标機構不接受任何有選擇的報價,每一種貨物隻能有一個報價。

4、投标人資格證明。投标人須提供資料證明其具有投标資格,及履行合同的能力。投标人資格證明,是投标文件必要組成部分。

5、投标保證金。投标人須提交投标總價2%的投标保證金,投标保證金用于保護本次招标免遭投标人的行為引起的風險。保證金以下述幾種方法之一給出:

(1)銀行保函,由外國銀行開具(須經中國銀行校核其簽章),且以招标文件中附件格式提供,其有效期,應比投标文件的有效期長30天,即達到120天。也可以由中國銀行或中國其他銀行開具,有效期也是120天。

(2)銀行支票或彙票

不交投标保證金的投标将被拒絕。招标機構向落标的投标者發出“落标通知書”并退還其投标保證金。 中标方投标保證金,在中标人簽訂中标貨物商務合同并交納履約保證金和中标服務費後,予以退還。

若投标人在投标有效期内,撤回投标;或不能按要求的時間、地點與采購方簽訂合同,不能提供履約保證金,不能提供支付中标服務費承諾的,均可能沒收其投标保證金。

6、投标文件的有效期。從開标之日起,有效期為90天。在特殊條件下,投标機構可于投标有效期之前,要求投标人同意延長有效期(以書面形式),投标人可以拒絕上述要求而不會沒收投标保證金,但若同意延期,則既不能要求也不允許修改投文件,相應地,其投标保證金的有效期,也應延長。上述有關退還和沒收保證金的規定,在投标延長期内,繼續有效,繼續執行。

7、投标文件的簽署及規定:投标文件由一份正本四份副本組成,應标明“正本”“副本”字樣。若有差異,以正本為準。

投标文件要打印,且要由法人代表,或經正式授權的投标人代表簽字。

除投标人确認的,對标書的錯處進行必要修改外,這種修改,要由投标人在修改處簽字确認外,投标文件不允許有加行、塗抹、删節、改寫。投标人以電話、電報、電傳方式的投标,概不接受。

8、質量保證:

(1)賣方應保證提供的貨物是全新的未曾使用的,采用的最佳材料和一流工藝制造的,(2)符合合同規定的質量規格和性能要求的。

(3)賣方應保證貨物經過正确安裝,正常操作和保養,在貨物壽命期内運轉良好。

(4)在有故障的條件下,賣方在30天内,除招标文件另有規定者外,免費修理或更換有缺陷的零件、部件、甚至整機。

9、索賠。當賣方供貨與合同規定不符時,買方應于質量保證期内,于檢驗、安裝、調試、驗收、測試、試運行期内,提出索賠,主要的解決辦法有:

(1)賣方同意買方拒收貨物,退還買方拒收貨物的金額,且以合同規定的貨币返還賣方承擔這期間發生一切費用和損失,包括利息、運輸、保險、倉儲、保管、裝禦及其他的有費用。

(2)根據貨物低劣程度和受損程度,經協商,雙方同意降低貨物的價格。

(3)更換有缺陷的零件、部件或整機,或修理有缺陷的部分,使之達到合同條款的質量、規格和性能要求,賣方承擔一切費用與風險,并負擔買方遭受的一切直接損失。同時,賣方應相應延長更換貨物的質量保證期。

(4)若買方提出索賠要求30日後,賣方未予答複,則視該索賠要求已為賣方所接受。若賣方未能在30日内或經買方同意延長的一定時間内,按買方同意的上述一種方法處理索賠事宜,買方則在付款尾數,或賣方的履約保證金中扣回索賠金額。 10、稅費

(1)根據中國政府的現行稅法,向買方征收的與有關執行本合同的一切稅費,由買方負責支付。

(2)根據中國政府的現行稅法,向賣方征收的與執行本合同的一切稅費,由賣方負責支付。

(3)發生中國境外的,與履行本合同有關的一切稅費,由賣方負責。

11、仲裁:在執行合同過程中,發生與合同有關的争端時,雙方首先應通過友好協商,達成雙方都能接受的解決辦法。在60天内,雖經協商不能達成協議,應提交仲裁。

(1)在國際招标時,除國外投标商在投标文件中提出了其他仲裁方式,且已為買方仲裁委員會(CLETAC)根據其仲裁程序或規則予以仲裁。仲裁的正式語言是英語。 國内貿易争端由國家工商行政管理局及其所屬系統根據其仲裁程序和規則進行。

(2)仲裁裁決為最終裁定,對雙方均有約束力。

(3)除另有規定外,由敗訴方負擔仲裁費用。

(4)除有仲裁争端部分外,合同的其他部分,應不受仲裁影響,繼續按合同規定執行。

五、招标信息及标書的傳遞

1.發布項目的招标信息,登載招标公告,或者發布招标預告。作為國際公開招标,招标公告必須選擇一份對國外發行的媒體上公布。一般是在《人民日報》海外版上發布。時間拟選在标書制作完成之前,7~10天左右,要這麼做的原因是讓世界各國有制造這些設備能力的制造商或供貨商,能及時地通過媒介而掌握招标采購項目的信息,及決定自己單位參不參加這次競争,則時間上也來得及購買标書,如自己公司在北京或在中國有代理機構,可通過他們來購買标書,如沒有代理機構,亦可委托某辦事處、代理處為其代購,再不行,亦可通過郵件、函購。招标機構這麼做的目的有二條:首先希望世界各國的制造商代理商能來參加競争,滿足業主能買進價廉物美的貨物的初衷,其次也表現中國政府參加世貿組織的決心,中國堅持開放政策的決心,使政策的透明度得以體現,使中國在貿易往來中堅持“非歧視性”原則得以體現,小小一個公告,其涵義非同一般。

2.發出邀請函,這是公告的一個重要補充,因為一種信息載體的發行範圍總是有限的,由于資金上的限制,我們也不可能天天登同一公告,如有些著名的、信譽又好的制造商、代理商沒有看到公告,就可能出現錯過機會的問題,招标機構根據業務經驗積累和掌握的一些情況,可以對著名的制造商、代理商發出專門邀請,促進其參加投标。比如要采購壓縮機,則英格索蘭、AC、新庇隆、石川島、三菱等公司應該通知,如DCS系統(計算機集中控制系統)則應通知抗尼維尼、橫田等約十個左右的單位,這樣工作量不大,使對方看到你重視他、尊重他,故而參加競争積極性也高,這是必須堅持的方法。

在我國,由中國機電設備招标中心創辦“中國招标”刊物,這是我國惟一以發布招标标訊為主要内容的專業周刊。中國機電設備招标系統範圍内30多個招标機構的招标信息、公告、預告、消息都集中在這一刊物上發布,同時還發布世界銀行貸款項目信息,所以《中國招标》的服務範圍很廣。

3.标書價格的确定。這是一個很具體很現實的問題,現在一般定價,沒有具體規定,随意性很大。正确地考慮這個問題時,是否可考慮非赢利原則和設備的價格和出售的份數,統籌考慮。堅持标書售出的收入扣除制作成本略有盈餘的作法。若一台100萬美元的設備,其标書售價應在30~80美元之間考慮。

4.發售标書的注意事項。發售标書是一個很細緻的工作,因為這期間招标機構将給予各代理商,制造商廣泛接觸的時間,對形成招标機構的形象相當重要。首先一條,隻要開始發售标書,除節假日,又休日,在工作時間内,都要有專人負責值班,為了防止發售标書過程中可能發生的混亂,總是要按先後順序讓購買者登記,有人為了掌握自己究竟有哪些競争者,頭幾天不來買标書,等到賣得差不多了,他才來買,一登記,前面購買者的情況,一覽無遺,使先購者遭損,為了防止這種現象,也為了防止這種現象引發的“串标”現象,應該設計一種登記卡,每一标書購買者填寫一張,登記完,即取出,單另成冊,這對購标書者,即潛在投标者不公布,這樣做,就有效地防止了“串标”,哄擡标價的現象,保證了招标工作公平有序地進行。

5.标書售出後澄清。标書售出後,潛在投标者将研究和消化、理解标書,當有疑問時,必然要向聯系人詢問,以求獲得澄清。每次詢問,均應有記錄,能當時解答的,就及時解答,不能及時答複,以後也要答複,凡屬重要一點的詢問,應該正式地以書面形式答複,這種答複應被視為招标文件的一個組成部分,而且這一書面答複,亦應寄給所有标書的購買者,以防止對标書産生理解上的差異。 6.發售标書,前面已經講過要在發售前一周到10天的時間,發布招标公告好讓潛在投标者作購買不購買标書、委托誰去做代理的準備時間,那麼标書的發售的截止時間呢,選在什麼時間适宜呢?從理論上講,在開标前都應該允許購買标書,但實際上又不合情理,因為做标書需要一定時間,遇到這類問題怎麼辦,叫做具體問題,具體處理。标書發售較長時間後,有人還要購買标書,我們要問清其購買目的。同時要說明,招标工作嚴格,很規範,要按标書要求提供滿意的産品來投标,要投入相當大的力量,組織一定專業人員做較長時間的細緻。還要申明,我們在所有投标者面前是一視同仁的,不會因為其準備時間短而有什麼照顧的。如果購買者的目的,不是針對這一次招标的,隻是想通過某一份具體的标書,來了解中國招标的真實的運作情況及标書的内容,以便将來投标時參考,是作為資料來處理的,這時就應該予以理解與支持,将标書售給他。

7.從發售标書到開标,這段時間,是我們留給投标者消化和制作投标文件的時間,這段時間的長短是很重要的,留的時間太短,則投标者準備時間不夠,投标文件必然粗糙不細緻,甚至産生遺漏,這樣就增加了詢标、評标的難度,有可能導緻一些優質貨品落标,對于采購設備的業主不利,招标的效果也不會好。反之,中間留的時間過長,延長了招标周期,也就是延長了設備采購周期,對項目按期投産不利。總之這一問題事先要統籌考慮,我們主要根據設備的采購量和設備的複雜性來考慮的,一般講,一個中等複雜的項目招标,投标者制作投标文件的時間為1個月,對複雜設備,或生産線性質的成套設備,應該有1.5~2月的準備時間,大型成套,複雜性很高的設備一般也不宜超過3個月。這樣,從時間上說,标書編成之後從發售時計算,到招标結束,發出中标通知,簽訂經濟合同,一般一次招标時間約為3~4個月。對比一般采購而言,在時間上,效率也是相當高的。

六、組建評标委員會

評标委員會也叫評标專家委員會。它是由招标機構,聘請各方面專家組成,獨立實施評标職能的組織。它不同于利用世界銀行等國際金融組織貸款項目,由行政部門組成的國家評标委員會,由行政部門一家一人組成的國家評标委員會,又行使一票否決的原則,它行使的是對項目下采購方案進行審查,這涉及多方利益,不易統一,所以一份招标文件,要經過很長時間方可報送到世行有關部門去,世行能否批準同意,那又是另一回事。我們不同,我們是利用國内外彙招标采購,在招标工作中,組成有技術、管理、經濟和法律等方面專家組成評标委員會,對投标文件按我們的評标原則評定也是保證機電設備招标“公正”“權威”的根據之所在。國務院于1985年以國發13号文批準成立的中國機電設備招标中心,之所以能本着“公開”“公平”“公正”的原則,在全國有計劃有步驟地開展和推進招标工作,嚴格招标程序,規範招标工作,依靠專家,依靠企業,依靠社會,取得了很好的社會效益與經濟效益,深得國際與國内,投标與招标雙方的看重與信任,主要是通過招标評标實踐,組成了一支龐大的、有權威的評标專家隊伍,正是這近萬名專家的努力工作,保證了招标工作的順利與成功,這也是中國機電設備招标系統成功的奧秘所在。 現在把評标委員會職責、組成和工作方法介紹如下,有些内容是規定的,必須這麼做的,機電招标系統都要執行的,有的部分,則可因項目條件、客觀情況、主觀原因,而相機行事的,規定的很重要,沒有規定的就不一定不重要。

(一)評标委員會,也叫評标專家委員會,簡稱評委會

依國家規定,“招标機構負責評标委員會的組建工作”。“評委會由招标機構的代表和技術、經濟、法律等方面的專家組成,需方全權代表也可參加評委會”,“評委會的組成人數應不少于5人”,“其成員須經需方認可”。“評委會負責評标工作,并對評情況嚴格保密。”“評委會應當全面充分地審閱研究投标文件。”“認真聽取需方和投标方的意見,并有權要求投标方代表對投标文件不明确的地方進行解釋。”評委會綜合比較各投标設備性能、質量、價格、交貨期和投标方的資信情況等因素,依據公正、科學、嚴謹的原則和招标文件的要求,進行評标,綜合評價出中标方優選方案。“不能保證最低報價的投标最終中标。”這裡是國家經貿委1996年11月8日,王忠禹主任簽發的第一号委令,“機電設備招标投标管理辦法”中關于評标委員會的有關規定。從中可以看出,評委會是我國招标評标工作行為的主體,不是别的什麼組織,隻能由“評委會”進行評标,“綜合評價出中标方優選方案”。評委會的人員随招标項目而組建,項目不同人員不同,但原則不變,形式不變。要知道評委會是由招标機構組建的,選擇什麼樣的專家,對招标評标活動影響深遠,選得好,可以事半功倍,易于做到招标機構、需方與專家的共識,達到意見的廣泛一緻。如選得不好,可以走過場,可以表面應付,使得大家産生隔閡,甚至使招标失敗。那麼怎樣組建評委員,是招标過程碰到的第一個重大問題。評标的專家應具備什麼樣條件呢?首先考慮的壓倒一切的條件是專家在行業技術方面的權威性。評委會拿出綜合評價的優選方案時,首先要确保其技術正确性,拿不出技術正确的中标優選方案,評委會的組建就失敗了。隻有評委會在技術上、專業上有較高的(或很高的)水平,才能拿出有權威的中标方案。這個問題是個形象問題,對招标投标雙方都具有較大的重要性。有了這個條件,才有發言權。所有具備向國外采購設備能力的大單位,其設備主管領導,設備采購人員都有多年工作經驗,而且都有相當學曆和專業知識,評委會沒有行業技術權威,連他們也不好說服,所以評委會在專業上有否建樹,是我們選擇評委會專家最重要的一個條件。第二是評委會的代表性,當然這是在第一個條件基礎上考慮的代表性,凡屬重要一點的項目,應有項目設計單位的代表參加,根據我們具體工作的體會,隻有設計部門的主設計人,充當評委會詢标工作的主詢标人是最合适的。首先項目是他們設計的;項目的成敗榮辱,項目建成後,技術水平的高低,項目單位與設計單位是聯系在一起的,保證項目的順利投産達産,保證項目的高科技含量,保證項目的投入産出比很高,經濟與社會效益均好,是設計者追求的目的,也是他們向國家、社會和設計項目承擔的責任,在這一點上與招标的目的是一緻的,這也就是我們為什麼堅持評委會裡要設計部門代表,而且在詢标期間充當詢标人的主要原因。事情總是一分為二的,設計部門在長期工作中,與國内外一些供貨單位關系密切,選配設備時往往有傾向性,這是要引起注意的。評委會邀請一些管理部門的代表參加,一是使他們通過親身實踐了解招标的運作過程,體會招标特點,體會招标的競争性和科學性,從而理解公開、公平、公正的評标原則,招标工作是利國利民的大好事,可以在今後他們進行管理工作時可以更好地推動招标事業的發展,另一方面也可以對引進設備,對國外制造商進一步了解和掌握,使行業管理與國家産業政策執行能協調運作,從而提高行業管理水平。第三條,所有投标文件,按我們規定,都是用英語書寫,因此選擇評标專家的另一基本條件是要具備較高的外語水平。當然還有其他一些條件,比如對國内外貿易實際的了解與信息的準确及設備實踐的使用經驗等也很重要,但主要的是前面的三條。 (二)評委會的職責

1.主要的幾個評委,在編制标書時即已投入工作了,當時主要是審定标書,特别是其技術部分,看它是否按照編制标書的要求工作時,有否錯誤,有否遺漏,看其技術上的正确性與完整性,審定标書是保證标書質量,保證招标成功的重要一環,隻有經過審定了的,無差錯的标書才能發售,不經審定,倉促、應付、貿然決定,發售标書,是對招标工作不負責的行為,許多麻煩可能由此而不斷産生。

2.審閱投标文件,憑藉專家多年專業知識判斷各投标文件對招标文件的響應程度和偏離程度,并确定各份投标文件的需要澄清的問題,是評委會的第二項主要工作。依據評委會集體意見,制定詢标方案,并且進行适當分工,積壓自承擔詢标任務。

3.進行評标,評标工作是招标工作整個過程中最敏感,最神秘,最關鍵的環節,也是衡量評委會水平的标志,要求評委會不但要對全部投标文件進行綜合評價,即評價其投标産品技術上提出的優劣,還要從價格、維護、操作、壽命、培訓、服務、零配件供應、資信、業績等諸多方面進行綜合平衡。給予分析後的舍取意見,從衆多投标者中評出前第1,第2名(有時也有第3名)的優選意見,按1号令的說法,叫做“綜合優選方案”。

(三)在評标過程中,招标專職機構的工作要注意的問題

1.首先要保證評委會工作不受幹擾。評委會負責評标工作是國家授予的權力。大家知道當前市場經濟建立不久,又不完善,法制不健全,從業人員經驗不足,有權的用權,有錢的用錢,有人的用人,總之,不正之風猖獗,為了保證招标工作的公正性,就要敢于堅持原則,敢于按國際慣例辦事,排除一切幹擾,這是評委會正常工作的最基本的條件。在實際工作時,一般要選擇一個能實行半封閉狀态的環境,讓專家安心工作,既能使招标工作運行自如,又能嚴格保密,不允許任何人,在此期間與投标人私下接觸,保證“公開、公平、公正”的原則的貫徹執行。 2.對全體參與招标工作的人員的紀律要求,一視同仁,按評标期間的紀律規定辦事。強調内外有别,強調工作的重要性,為國家服務,對項目負責。這種約法也好,紀律要求也好,主要強調,堅持兩個字“保密”,招标不保密,就不要招标,這是命根子,不能不堅持。

3.在工作中做好計劃性,做好為專家服務工作,保證專家生活上的需要。招标機構不但要做好預備會的準備,做好評委分工,做好标書保管,做好标書在專家手中的運作安排,總之,加強組織能力,使評标工作像一架調好的機器一樣,能準确、協調、有節奏地運轉。 七、接受标書工作

投标截止時間一般都規定在開标前1~2小時,所以在開标前接受标書問題,應特别引起注意。因為,截止标書以前一段時間工作複雜,容易出差錯。一般作法為,首先根據招标文件的數量,決定接标工作分一個組(2~3人)還是分兩個組好(4~6人),再加上個管财務工作人員,接受保函。每一個組由1~2名招标機構的人,一名公證組成。先确定接受标書的地方,這地方既要便利工作,有路标,使投标者能找到投标地點,還要有把接受的标書有序安放的地方。當投标者投遞标書時,招标機構把事先印好的接受标書的登記表,内容應該有投标單位,投标時間,标書數量,标書所投設備的分包數,投遞者的姓名,聯系地址與聯系電話。經查驗,投标文件是密封而完整的,然後雙方在登記表上簽字,登記表一式兩份,招标機構的代表、投标方代表、公證員分别簽字,招投标方各執一份。開标前,還是将全部投标資料按順序移到會場,這中間一份也不能亂,也不能少,如少了一份,可就出大麻煩了開标了發現投标文件少了,找不到了,丢面子事小,外國人就會說,中國招标會搞鬼的。小事考慮不周,也會使國家形象受到損壞。 接受标書時,專人保管投标保函,一般由财務部門派人管理保函,沒有保函的投标是無效的。


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